Para agencias de viajes y DMC de México
Cómo trabajamos con agencias de viajes mexicanas: del brief a la atención del viajero en India
White Pigeon Holidays
Su cliente le pidió India y usted necesita saber, antes de enviarnos nada, quién hace qué, quién decide y quién da la cara si algo cambia. White Pigeon Holidays opera el tramo terrestre en India y su agencia conserva la relación comercial con el viajero. En esta página le mostramos las cinco etapas de trabajo, los puntos donde usted aprueba y lo que puede pedirnos por escrito antes de contratar.
Esta página y esta propuesta están dirigidas a agencias de viajes de México.
Conocer el proceso y enviar un briefRevisamos su brief y le indicamos qué falta para cotizar. No necesita datos personales del viajero para comenzar.
- Brief
- Cotización
- Confirmación
- Traspaso
- Durante el viaje
El proceso en una vista
| Etapa | Qué envía su agencia | Qué hacemos nosotros | Quién aprueba |
|---|---|---|---|
| 1. Brief | Fechas, número de viajeros, perfil, estilo de hotel, ritmo, intereses | Revisamos la viabilidad de la ruta y le avisamos qué falta o qué choca | Su agencia define el alcance con su cliente |
| 2. Cotización | Confirmación de alcance y moneda de venta | Cotización terrestre por escrito, con inclusiones, exclusiones y vigencia | Su agencia acepta o ajusta |
| 3. Confirmación | Aceptación y depósito según las condiciones cotizadas | Confirmamos servicios y le indicamos qué está confirmado y qué sigue pendiente | Ambas partes, por escrito |
| 4. Traspaso | Datos de viajeros, vuelos, dietas, habitaciones, contacto de emergencia | Armamos la ficha operativa para guía, chofer y hotel | Su agencia valida la ficha |
| 5. Durante el viaje | Un solo canal de contacto por parte de su agencia | Atendemos la incidencia, proponemos opciones y le informamos | Se acuerda por escrito antes de la salida |
1. Brief: lo que necesitamos para empezar
Un buen brief ahorra tres rondas de correo. Antes de pensar en hoteles, necesitamos ver el viaje desde su cliente.
Qué incluir en el brief mínimo
- Fechas o ventana de viaje, y si son flexibles.
- Número de viajeros, edades de menores y movilidad relevante.
- Nivel de hotel esperado y distribución de habitaciones (doble, triple, conectadas).
- Ritmo: cuántas horas de traslado terrestre tolera su cliente por día.
- Intereses que no pueden faltar, y los que su cliente descarta.
- Idioma requerido para el guía. Verificaremos disponibilidad para su ruta y fechas.
- Presupuesto aproximado, si lo tiene. No es obligatorio.
No pedimos pasaportes ni datos sensibles del viajero en esta etapa.
Qué le devolvemos
Una lectura de viabilidad, no una venta. Le indicamos si el ritmo, las distancias o la temporada comprometen la ruta, y qué preguntas debe hacer a su cliente antes de cotizar.
Enviar mi brief de agenciaLo revisa nuestro equipo y le respondemos con preguntas o con la siguiente etapa.
2. Cotización: qué debe decir antes de que usted la presente a su cliente
Su cliente comparará la propuesta con otras. Por eso la cotización debe poder defenderse línea por línea.
Anatomía de nuestra cotización terrestre
- Categoría y nombre de hotel por noche, y tipo de habitación.
- Servicios incluidos y excluidos: traslados, guías, entradas, comidas.
- Moneda, vigencia y fechas de temporada alta o suplementos aplicables.
- Condiciones de depósito y cancelación, tal como las acordemos en la cotización.
- Qué es opcional y cuánto cambia el costo si su cliente lo agrega.
Si un servicio está solicitado pero no confirmado, lo indicamos como tal. Así usted no promete a su cliente algo que aún no existe.
Cómo trabajamos las revisiones
Cuando su cliente cambia hoteles, noches o ritmo, le mostramos qué cambia en el costo y por qué. Para ver cómo explicamos tarifas y condiciones, consulte tarifas netas y condiciones B2B.
Los documentos con tarifas netas se comparten tras calificar el brief. No se publican en esta página.
3. Confirmación: qué está confirmado y qué no
Usted debe poder decirle a su cliente "esto está confirmado" sin dudas. Por eso separamos tres estados:
Confirmado
Servicio con proveedor y fecha respaldados por escrito
Solicitado
Lo pedimos al proveedor, aún sin respuesta firme. No lo venda como seguro
Sujeto a cambio
Depende de temporada, aerolínea u otro tercero. Le indicamos de quién
Para un itinerario que incluya otro país, por ejemplo Nepal, definimos por escrito el operador y el responsable de cada tramo antes de cotizar.
4. Traspaso al viajero: que ningún dato se pierda
Muchas fallas empiezan antes de la salida: una dieta que no llegó al hotel, una habitación mal asignada, un vuelo que cambió y nadie avisó al chofer.
La ficha operativa antes de la salida
Antes del viaje, acordemos con usted:
- Quién recibe los cambios de vuelo y a quién se los comunica.
- Qué datos de cada viajero ven el guía y el chofer, y cuáles no.
- Celebraciones, dietas, necesidades de movilidad y contacto de emergencia.
- Cómo se presenta el equipo en destino: con su marca o con la nuestra.
Su agencia valida la ficha antes de que la usemos. Para ver cómo se organiza la atención en destino, consulte operación local y soporte al viajero.
5. Incidencias: quién decide, quién paga y quién informa
Un guía que llega tarde, un hotel que cambia o un traslado fallido no son motivo de discusión entre proveedores. Son un procedimiento que se acuerda antes.
Matriz de decisiones que proponemos acordar por escrito
| Situación | Nosotros hacemos | Su agencia decide | Quién informa al viajero |
|---|---|---|---|
| Retraso o cambio de servicio | Proponemos alternativas con costo y tiempo | Si acepta una alternativa que modifica el producto | Se define en la ficha operativa |
| Costo adicional | Presentamos el monto y la razón | Si lo aprueba o no | Según lo acordado |
| Cambio de hotel | Ofrecemos opciones de categoría equivalente | Si es aceptable para su cliente | Según lo acordado |
| Emergencia médica o seguridad | Activamos el contacto de emergencia acordado | Seguimiento con su cliente y su aseguradora | Su agencia, con nuestra información |
Esta matriz es la base de la conversación. No es una garantía de resultado, y los costos y responsabilidades finales dependen de lo que firmemos para cada viaje.
Dígame la ruta y el tamaño del grupo, y revisamos cómo se manejarían estas etapas.
Su cliente sigue siendo de su agencia
Esta es la duda que más pesa en una decisión de partner: ¿qué pasa con mi cliente?
Antes de intercambiar datos de viajeros, acordemos por escrito:
- Comunicación con el viajero
- Quién escribe, en qué momento y bajo qué marca
- Marca
- Si el guía y el chofer se presentan como parte de su agencia o de la nuestra
- Precios netos
- Qué ve el viajero y qué no
- Después del viaje
- Si hay contacto posterior con el viajero y quién lo hace
- No solicitación
- Compromiso escrito de no ofrecer servicios directos al cliente que usted nos presentó.
Si quiere profundizar, lea protección de la relación con su cliente.
Para qué agencias es esta colaboración
Cuándo funciona mejor
- Su agencia diseña el viaje o controla la relación con el cliente y necesita un operador terrestre en India.
- Tiene un cliente real con fechas, presupuesto o estilo definidos, o quiere probar con un brief activo.
- Quiere aprobar por escrito los puntos donde el viaje puede cambiar.
Cuándo conviene esperar
- Si India es solo un destino en su sitio web y aún no hay un cliente, le sugerimos revisar primero la checklist para evaluar un DMC.
- Si su negocio principal es receptivo en México, sirve una conversación de referidos si ya atiende clientes que viajan a India. Definamos primero quién controla al cliente y cómo se comparte la información. No proponemos una alianza genérica sin un caso concreto.
Qué puede pedirnos antes de contratar
Es razonable pedir pruebas antes de enviar a un cliente. Puede solicitarnos:
- Datos de la empresa: fue fundada en 2021 por Nitin Batra, con oficina en Ghaziabad, Uttar Pradesh.
- Documentos de registro y fiscales, y constancias de seguro.
- Referencias de otras agencias, solo si el cliente de referencia lo autoriza.
- Nombre del responsable de su cuenta.
Revise el detalle en equipo y documentos de White Pigeon y use la checklist para evaluar un DMC para comparar con otros proveedores.
Envíenos un brief breve
Formulario corto, solo para agencias:
Qué hacemos con su envío: lo revisamos, le decimos qué falta y le indicamos si podemos cotizar. Sus datos se usan solo para responder a su solicitud.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pasa si mi cliente cambia fechas después de la cotización?
Le indicamos qué cambia en vigencia, hotel y costo, y no confirmamos nada que usted no haya aprobado. Los cargos por cambio dependen de las condiciones cotizadas y de los proveedores involucrados.
2. ¿Pueden contactar directamente a mi cliente?
Solo si usted lo autoriza por escrito y se define quién y cuándo. Antes de compartir datos de viajeros, acordemos la comunicación y la marca.
3. ¿Operan ustedes los servicios o los subcontratan?
Para cada ruta le indicamos quién presta cada servicio y qué tramo se apoya en terceros. Así evalúa a quién responde cada parte.
4. ¿Qué diferencia hay entre "solicitado" y "confirmado"?
Confirmado tiene respaldo escrito del proveedor. Solicitado está en trámite. Le marcamos cada estado para que no prometa a su cliente algo que aún no existe.
5. ¿Quién me atiende durante el viaje?
Acordamos antes de la salida el contacto, el canal y quién informa al viajero.
6. ¿Puedo presentarme como operador propio?
Es una de las decisiones que definimos al empezar. Podemos acordar la marca bajo la que se presenta el equipo en destino y qué ve el viajero.
7. ¿Cómo manejan los pagos y las cancelaciones?
Constan en la cotización: depósito, calendario de pago, moneda y condiciones de cancelación. Nada se da por entendido. Más detalle en tarifas netas y condiciones B2B.
8. ¿Necesito un volumen mínimo de viajeros?
Podemos empezar con un solo brief real. No establecemos aquí un mínimo de volumen.
9. Soy una agencia pequeña con un solo cliente. ¿Vale la pena?
Sí, si hay un viaje real. Es la mejor forma de ver cómo trabajamos antes de ampliar la relación. Un solo brief nos muestra a ambos si hay ajuste.
10. ¿Cómo sé quién decide cuando hay un costo extra durante el viaje?
Lo definimos antes de salir: quién propone, quién aprueba y cómo queda registrado. Sin esa aprobación, no cargamos costos extraordinarios a su cliente.
11. Soy un DMC en México. ¿Esto aplica para mí?
Si ya atiende clientes que viajan a India, podemos hablar de un esquema de referidos con reglas claras sobre quién es dueño del cliente. Si no tiene salidas a India, conviene esperar.
12. ¿Qué documentos puedo pedir antes de enviarles un cliente?
Datos de la empresa, documentos de registro y fiscales, seguros y referencias autorizadas. Detalle en equipo y documentos de White Pigeon.
13. ¿Qué pasa si un hotel no puede honrar lo confirmado?
Le presentamos opciones equivalentes con la diferencia de costo, si la hay, y su agencia decide antes de informar al viajero.
Cierre
Si ya tiene un cliente con India en mente, el siguiente paso es un brief. Si todavía compara proveedores, pídanos la ficha de proceso y evalúe cómo respondemos.
Su agencia decide el alcance y aprueba cada etapa por escrito.
