Confirmación
Mínimo y condiciones
Para agencias y operadores de México que arman sus propias salidas
Grupos culturales privados en India para agencias y operadores de México
Su agencia ya tiene un tema, una comunidad o una lista de interesados, y le falta saber si una salida a India es viable antes de anunciarla. En White Pigeon Holidays, un equipo de operación en India, trabajamos con usted los números, el guía, los accesos y la logística para que la decisión se tome con datos, no con intuición.
Esta propuesta es para agencias y operadores que crean y llenan su propia salida. Si usted distribuye asientos de una salida ajena, su necesidad es otra y conviene revisarla en una conversación aparte.
Cotizar salida propia
Cuéntenos tema, mes aproximado y número de pasajeros pagados que espera. Nosotros le respondemos qué información falta para construir los escenarios de 8, 12 y 16 pasajeros. Sin datos de viajeros en esta etapa.
Qué le enviamos
- Escenarios de 8, 12 y 16 con inclusiones y exclusiones claras
- Perfil de guía propuesto y estado de cada acceso
- Condiciones, vigencia y reglas de habitaciones por escrito
Antes de abrir ventas
Antes de anunciar su salida, estas cinco preguntas deben tener respuesta
Una salida cultural se decide antes de abrir ventas. Estas son las cinco preguntas que revisamos con usted:
| Pregunta clave | Por qué debe definirse antes de vender |
|---|---|
| ¿Cuántos pasajeros pagados necesita para confirmar? | Ese mínimo determina vehículo, habitaciones y costos fijos. |
| ¿Qué tema justifica el precio? | Textiles, gastronomía, patrimonio o espiritualidad: el tema define qué experiencias son indispensables y cuáles sobran. |
| ¿Qué guía necesita este grupo? | Conocer un sitio y conducir a un grupo durante días son habilidades distintas. |
| ¿Qué accesos están realmente confirmados? | Un taller, un anfitrión o una visita especial dependen de personas y permisos concretos. |
| ¿Quién decide cuando el itinerario cambia? | Con el grupo ya en India, alguien debe poder autorizar un ajuste sin demora. |
Si ya tiene respuesta a algunas, empecemos por las otras. Puede solicitar una cotización B2B con lo que tenga hoy.
Alcance de la operación
Qué significa “privado” en esta página
Aquí “privado” quiere decir que operamos el programa terrestre de su salida, bajo su marca y con su calendario. No vendemos asientos de una salida propia ni sustituimos a su agencia frente a sus pasajeros.
Antes de compartir datos de pasajeros, acordemos por escrito quién se comunica con ellos, en qué momento y bajo qué marca.
Lo que operamos y lo que decide su agencia
| Tema | Lo que gestionamos nosotros | Lo que decide su agencia |
|---|---|---|
| Ruta y tema | Propuesta de itinerario, tiempos de traslado realistas y alternativas. | Tema final, nombre de la salida y promesa comercial. |
| Servicios terrestres | Hoteles, transporte, guía, entradas y experiencias del programa terrestre. | Qué se incluye en el precio público y qué se deja opcional. |
| Precio | Cotización terrestre con inclusiones, exclusiones y condiciones por escrito. | Margen, precio al público y política de depósitos con sus pasajeros. |
| Acceso a experiencias | Gestión y confirmación con anfitriones y sedes. | Si una experiencia sin confirmar se anuncia o se reserva para después. |
| Comunicación con el pasajero | Lo que se acuerde por escrito con su agencia. | Quién habla con el viajero y bajo qué marca. |
| Durante el viaje | Operación diaria en India y escalamiento a su agencia. | Mensajes al grupo y decisiones comerciales con sus pasajeros. |
Cohesión del grupo
Tema y guía: cómo los definimos antes de dibujar la ruta
El tema como criterio de selección
Cuando el tema está claro, cada parada se evalúa con una pregunta: ¿esto refuerza lo que su grupo vino a vivir? Una visita impresionante que no aporta al tema ocupa tiempo que el grupo necesita para descansar. Le pedimos una frase que describa por qué viaja su comunidad, y desde ahí proponemos qué se queda, qué se retira y qué se ofrece como extensión.
Perfil de guía para un grupo
Un guía puede ser excelente en un monumento y no saber leer a un grupo de doce personas durante ocho días. Para su salida definimos el perfil antes de asignar a una persona. Compártanos:
- Idioma requerido a bordo Indique el idioma que necesita durante todo el recorrido.
- Perfil del grupo Edad aproximada, ritmo de caminata, interés por profundidad histórica o por conversación con anfitriones.
- Tipo de acompañamiento desde México Coordinador de su agencia, escolta o ninguno.
Qué verá en la propuesta: el perfil de guía propuesto y una indicación clara de qué parte está confirmada y cuál sigue en gestión.
Viabilidad de la salida
Mínimo de pasajeros pagados y escenarios de 8, 12 y 16
Cada operador conoce su umbral de confirmación, pero no siempre sabe qué ocurre con el costo por persona si el grupo queda en 8 en lugar de 12. Nuestra cotización le muestra los tres escenarios lado a lado, con el mínimo pagado que usted fije como punto de decisión.
Qué cambia con cada tamaño
Las cifras dependen de ruta, temporada y hoteles; por eso aquí mostramos las variables, no precios. Los montos se calculan en su cotización.
| Variable | 8 Grupo de 8 | 12 Grupo de 12 | 16 Grupo de 16 |
|---|---|---|---|
| Costos fijos: guía, coordinación y parte del transporte | 8 Grupo de 8 Se reparten entre menos personas. | 12 Grupo de 12 Punto intermedio. | 16 Grupo de 16 Se reparten entre más personas. |
| Vehículo | 8 Grupo de 8 Puede caber en un vehículo menor; se confirma por ruta. | 12 Grupo de 12 A definir según equipaje y trayectos. | 16 Grupo de 16 Puede requerir otra clase de vehículo; se confirma por ruta. |
| Habitaciones y suplemento individual | 8 Grupo de 8 Menos habitaciones que gestionar; cada individual pesa más. | 12 Grupo de 12 Mezcla más frecuente de dobles e individuales. | 16 Grupo de 16 Más combinaciones; conviene definir reglas de roommates antes. |
| Experiencias de capacidad limitada | 8 Grupo de 8 Suelen caber sin dividir. | 12 Grupo de 12 Se verifica por anfitrión. | 16 Grupo de 16 Algunas pueden requerir dividir al grupo en dos turnos. |
| Ritmo y tiempos | 8 Grupo de 8 Menos fricción en traslados y filas. | 12 Grupo de 12 Intermedio. | 16 Grupo de 16 Más tiempo en entradas, comidas y paradas. |
| Escort de su agencia | 8 Grupo de 8 Su costo pesa más por persona. | 12 Grupo de 12 Intermedio. | 16 Grupo de 16 Su costo pesa menos por persona. |
Esta tabla es una guía de decisión, no una cotización.
Qué debe incluir su solicitud
Para armar los tres escenarios necesitamos:
- Tema y ruta de interés, o la lista de lugares.
- Mes aproximado y duración deseada.
- Mínimo de pasajeros pagados para confirmar.
- Nivel de hotel y política de habitaciones individuales.
- Si viaja con escolta de su agencia.
- Fecha límite en que debe lanzar la venta.
Abrirá el brief de agencia con la intención “escenarios de grupo” identificada.
Si quiere entender cómo se construye cada escenario antes de enviar nada, lea economía de grupos pequeños .
CONTROL PREVIO A PUBLICACIÓN
Acceso verificado: anfitriones, talleres y permisos
Un acceso especial vale lo que vale su confirmación. Antes de que usted lo ponga en un folleto, lo clasificamos en uno de tres estados.
Cada experiencia se comunica de acuerdo con su nivel real de confirmación.
CLASIFICACIÓN OPERATIVA
03 ESTADOS
Tres estados para cada experiencia
| Estado | Qué significa | Cómo lo comunicamos |
|---|---|---|
| 01 Confirmada | Anfitrión o sede aceptó fecha, tamaño de grupo y condiciones. | Se incluye en la propuesta, con las condiciones que apliquen. |
| 02 En gestión | Está solicitada y falta respuesta o permiso. | Se marca como pendiente; usted decide si la anuncia. |
| 03 Con alternativa | Hay riesgo de cambio por temporada, aforo o disponibilidad. | Se propone una sustitución equivalente al tema. |
Así evitamos que su equipo de ventas prometa algo que todavía no existe. Si quiere profundizar en cómo evaluar a un anfitrión, su capacidad y sus permisos, lea experiencias culturales para grupos .
OPERACIÓN ACORDADA POR ESCRITO
Operación de la salida: de la lista de pasajeros al último día
Esta es la forma de trabajo que proponemos para cada salida y que acordamos por escrito con su agencia antes de confirmar.
Los plazos exactos se fijan en su cotización.
Pasajeros
Datos y necesidades
Previa
Revisión final
En India
Operación diaria
Cierre
Revisión conjunta
MATRIZ OPERATIVA
05 momentos
Hitos, revisión y quién decide
| Momento | Qué revisamos | Quién decide |
|---|---|---|
| 01 Antes de confirmar la salida | Mínimo pagado, condiciones de hoteles y servicios, accesos en estado confirmado o en gestión. | Su agencia |
| 02 Lista de pasajeros | Nombres, dietas, necesidades de movilidad, habitaciones, vuelos de llegada y salida. | Su agencia entrega; nosotros reconciliamos |
| 03 Previo a la salida | Rooming final, traslados de llegada, perfil del guía asignado y reunión con su escolta, si va. | Conjunto |
| 04 Durante el viaje | Revisión diaria del programa y de lo pendiente del día siguiente. | Equipo de operación en India; su agencia, si hay costo adicional |
| 05 Al cierre | Servicios entregados, cambios realizados y temas comerciales abiertos. | Conjunto |
DECISIONES DURANTE EL VIAJE
Cuando algo cambia durante el viaje
Antes de la salida, acordemos quién recibe un cambio de vuelo, quién autoriza un costo adicional y quién informa a su grupo si cambia un servicio.
Hablar de una salida concreta
Abre el brief detallado de agencia para una salida con fecha, ruta y tema ya definidos.
RUTA DE REFERENCIA
Una ruta para empezar a conversar: Rajastán y Varanasi
Si todavía no tiene ruta, esta combinación suele abrir la conversación sobre tema, guía y ritmo.
Base de conversación
Ruta, tema, guía y ritmo
Siguiente revisión
Escenarios por tamaño de grupo
Solicite escenarios para
Revisar la ruta cultural Rajastán y Varanasi
8
pasajeros
12
pasajeros
16
pasajeros
Utilice esta ruta como base y pídanos los escenarios de 8, 12 y 16.
01
Patrimonio y arquitectura
Rajastán
02
Río, ritual y vida cultural
Varanasi
La ruta final, sus servicios y su operación se confirman por escrito en la propuesta.
AJUSTE DE LA SOLICITUD
A qué operadores nos conviene responder primero
Revise en qué columna se encuentra hoy su proyecto.
ESTA PROPUESTA ES PARA USTED
Encaja con esta propuesta
-
01
Crea y llena sus propias salidas, o tiene fecha de lanzamiento.
-
02
Tiene tema definido y una comunidad o lista de interesados.
-
03
Puede indicar un mínimo de pasajeros pagados.
-
04
Quiere revisar accesos y guía antes de anunciar.
Podemos comenzar con la información disponible de su salida.
REQUIERE DEFINIR LA BASE
Todavía no es el momento
-
01
Solo quiere revender asientos de una salida ajena.
-
02
Busca un precio por persona sin ruta, tema ni mínimo.
-
03
Aún no ha definido si India está en su calendario.
-
04
Necesita cotizar un solo cliente individual. Para eso, solicite una cotización B2B .
Definir tema, mes y mínimo permite construir una propuesta seria.
DE SU BRIEF A UNA PROPUESTA
Cómo trabajamos su solicitud
Cuatro pasos para que su agencia pueda decidir si lanza la venta, ajusta el tema o espera.
-
01
Recibimos su brief
Tema, mes, mínimo pagado y escolta.
-
02
Le indicamos qué falta
Si algo impide cotizar con seriedad, se lo decimos antes de armar nada.
-
03
Le enviamos escenarios y estado de accesos
Los tres tamaños, con lo confirmado separado de lo pendiente.
-
04
Acordamos la propuesta
Usted decide si lanza la venta, ajusta el tema o espera.
Sin promesas de precio ni de disponibilidad hasta que exista una cotización por escrito.
SU PROPUESTA
Qué le enviamos
- Escenarios de 8, 12 y 16 con inclusiones y exclusiones claras
- Perfil de guía propuesto y estado de cada acceso
- Condiciones, vigencia y reglas de habitaciones por escrito
- Una propuesta de reparto de responsabilidades para la salida
ANTES DE LANZAR SU SALIDA
12 preguntas
Preguntas frecuentes de operadores de grupos culturales
01
¿Qué diferencia hay entre una salida privada y vender asientos en una salida suya?
En una salida privada operamos el programa terrestre de su grupo, bajo su marca, y usted define precio y comunicación. No gestionamos asientos de salidas propias para su venta, así que no compite con su cartera.
02
¿Con cuántos pasajeros pagados puedo confirmar una salida?
Eso depende de su ruta y de su margen. Por eso cotizamos escenarios de 8, 12 y 16 y usted fija su mínimo de decisión.
03
¿Puedo ver el costo por pasajero antes de anunciar la salida?
Sí, cotizamos antes. Los escenarios muestran cómo cambia el costo por persona según el tamaño del grupo, con vigencia e inclusiones por escrito.
04
¿Qué pasa si no se llena el mínimo?
Depende de las condiciones del programa y del calendario de liberación de servicios. Antes de que usted lance la venta, dejamos por escrito fechas límite y qué costos se pueden reducir o cancelar.
05
¿Cómo eligen al guía de un grupo cultural?
Primero definimos el perfil: idioma, ritmo, capacidad de conducir conversación y experiencia con grupos. Luego proponemos a la persona y le decimos qué está confirmado.
06
¿Cómo sé que un taller o un anfitrión cultural está confirmado?
Cada experiencia llega marcada como confirmada, en gestión o con alternativa. Usted decide qué anunciar. No presentamos como seguro un acceso que depende de una respuesta pendiente.
07
¿Mi grupo puede dividirse si una experiencia tiene aforo limitado?
Es una posibilidad que evaluamos por experiencia. Puede implicar dividir en turnos, cambiar el orden del día o sustituir por una alternativa equivalente al tema. Lo indicamos en la propuesta.
08
¿Debo viajar con un escolta de mi agencia?
Es su decisión. Un escolta ayuda a comunicar cambios y atender al grupo; su costo pesa más en grupos pequeños. Si va, definimos cómo se coordina con el guía y con nuestro equipo.
09
¿Quién gestiona los cambios cuando el grupo ya está en India?
Lo acordamos antes de salir: quién recibe el aviso, quién autoriza costos adicionales y quién informa al grupo. No improvisamos esos roles durante el viaje.
10
¿Puedo usar mi marca en los materiales del grupo?
La marca visible ante su pasajero es una decisión que acordamos por escrito antes de compartir datos de viajeros.
11
¿Qué información necesitan para empezar a cotizar?
Tema, ruta o lugares de interés, mes aproximado, duración, mínimo de pasajeros pagados, nivel de hotel, política de individuales y si hay escolta. Con eso armamos los tres escenarios.
12
¿Debo tener ya la ruta definida?
No necesariamente. Si tiene tema y mes, podemos proponer una base de ruta. Una referencia útil es la ruta Rajastán y Varanasi .
¿Ya tiene el tema y el mes de su salida?
Cotizar salida propia
