Para agencias de viajes y DMC de México
Operación en destino en India: quién atiende a su viajero y quién decide cuando algo cambia
Su cliente ya pagó un viaje a India con su marca. Si un vuelo se mueve, un hotel cambia o el chofer no aparece, la agencia es quien responde, aunque no esté en el lugar. En White Pigeon Holidays operamos la parte terrestre en India para que usted sepa de antemano quién actúa, quién autoriza y quién informa a su viajero.
Esta página es para usted si: vende o va a vender viajes privados, grupos o programas a India y quiere revisar nuestro modelo de operación antes de cotizar un viaje real.
Solicitar plan operativo para un viajeCuéntenos fechas, perfil del viajero y tipo de ruta. Le respondemos con un plan operativo para ese viaje, no con una presentación genérica.
Lectura rápida para su reunión:
- Roles definidos por viaje, con un responsable nombrado en India.
- Reconfirmaciones con puntos de revisión antes de la salida.
- Reglas de decisión y de comunicación acordadas por escrito antes de confirmar.
Lo que usted puede pedirnos antes de vender el viaje
Antes de confirmar un viaje con un cliente, usted puede pedirnos que pongamos por escrito lo siguiente:
| Tema | Lo que definimos con usted |
|---|---|
| Recepción | Quién recibe al pasajero, con qué información y en qué punto |
| Equipo en destino | Quién coordina el viaje, quién guía y quién conduce |
| Reconfirmación | Qué servicios se revisan, en qué momentos y con qué proveedor |
| Cambios | Quién decide, quién autoriza costos adicionales y quién avisa al viajero |
| Comunicación | Qué recibe su agencia y en qué canal |
| Cierre | Cómo se documenta y se cierra una incidencia |
Nuestro punto de partida es que nadie debería descubrir cómo se resuelve un problema en medio del viaje.
Quién hace qué en India: mapa de responsabilidades
Proponemos que el plan operativo de cada viaje nombre a las personas que intervienen, no solo sus cargos. Este es el esquema que revisamos con usted:
| Rol | Qué hace | Qué necesita de su agencia |
|---|---|---|
| Responsable del viaje en India | Es el punto de decisión operativa durante el viaje | Aprobaciones de cambios mayores |
| Coordinación de reservas | Mantiene hoteles, traslados y servicios | Brief completo y cambios por escrito |
| Guía | Conduce las visitas y acompaña al viajero | Idioma, intereses, ritmo y movilidad |
| Chofer y vehículo | Realiza traslados y recorridos | Número de pasajeros y equipaje |
| Contacto de escalamiento | Atiende un caso que el equipo no resuelve en el momento | Un contacto de su agencia con autoridad para decidir |
Llegada y primeras 24 horas
La primera noche concentra los errores más costosos: un vuelo con escala que cambia, un traslado sin dato de contacto o un hotel sin la reservación en orden. Por eso trabajamos con usted estos puntos antes de la salida:
- Vuelo internacional y de conexión, con número de vuelo y horario actualizado.
- Quién espera al pasajero y cómo lo identifica.
- Hotel: nombre exacto, categoría de habitación y solicitud de check-in temprano, si aplica.
- Contacto de la agencia y contacto en India, ambos con teléfono.
- Alimentos, movilidad, celebraciones y otras notas que el chofer o el guía deben conocer.
El check-in temprano y los cambios de vuelo dependen del hotel y de la aerolínea. No los prometemos; los solicitamos y le informamos el resultado antes de que su cliente aterrice. Para el escenario completo desde México, lea plan de llegada desde México .
Guía y chofer: lo que confirmamos y lo que usted debe definir
El estándar de un guía o chofer depende del tipo de viaje. Un recorrido cultural, un viaje VIP y una salida con niños no necesitan lo mismo. Por eso le pedimos esto en el brief y lo confirmamos en la propuesta:
| Variable | Qué necesitamos de usted | Qué confirmamos |
|---|---|---|
| Idioma del guía | Idioma requerido | Disponibilidad para sus fechas y ruta |
| Perfil del guía | Intereses, edad, ritmo | Si el perfil asignado encaja con el viaje |
| Vehículo | Pasajeros, equipaje, tipo de ruta | Tipo de vehículo y capacidad |
| Distancias | Ritmo y tolerancia | Tiempos de traslado realistas |
| Reemplazo | Su criterio ante un cambio | Procedimiento si un guía o chofer no puede cumplir |
Para una guía de preguntas que conviene hacer a cualquier operador, vea estándares de guía y chofer .
Reconfirmación: qué se revisa y cuándo
La reconfirmación no es una llamada: es un registro de qué servicio se revisó, con quién y cuándo. En el plan operativo definimos:
-
Después de la aprobación:
revisión de habitaciones, noches y servicios incluidos contra la propuesta aceptada.
-
Antes de la salida:
revisión de vuelos, traslados, guías, solicitudes especiales y datos de contacto.
-
Durante el viaje:
revisión de los servicios del día siguiente.
-
Cuando algo cambia:
actualización de todos los servicios que dependen del cambio.
Cuando algo cambia: quién decide, quién paga y quién informa
Antes de salir, su agencia y nosotros deberíamos acordar quién actúa en cada escenario. Esta es la matriz que proponemos como base de conversación:
| Escenario | Primera acción en India | Decide | Informa al viajero |
|---|---|---|---|
| Vuelo cancelado o retrasado | Revisar conexiones, traslados y hotel | A acordar por escrito | A acordar por escrito |
| Cambio de hotel | Proponer alternativa de categoría similar | Su agencia aprueba si cambia la categoría | A acordar |
| Chofer o guía no disponible | Asignar reemplazo y avisar | Responsable del viaje en India | Responsable del viaje en India |
| Pasajero enfermo o que omite una actividad | Ajustar el día y avisar a su agencia | Según el caso | A acordar |
| Costo adicional | Presentar la opción con precio | Su agencia autoriza | Su agencia o nosotros, según su preferencia |
Esta tabla es un punto de partida, no un procedimiento firmado. Ajustamos cada celda a su forma de trabajar y la dejamos por escrito.
Cómo nos comunicamos con su agencia y con su viajero
Su cliente le compró a usted. Antes de compartir los datos del pasajero, acordamos por escrito:
-
Quién se comunica con el viajero y en qué momento.
-
Qué marca ve el viajero en vehículo, guía y documentos.
-
Qué información recibe su agencia al cierre de cada día o ante cada cambio.
-
Qué canal se usa y qué diferencia de horario aplica entre México e India.
Su agencia define el nivel de contacto directo. Si prefiere que todo pase por usted, así lo dejamos.
Qué revisar según el tipo de operación de su agencia
| Si su agencia es… | Qué suele pesar más | Qué le sugerimos pedir |
|---|---|---|
| Boutique de lujo | Reputación ante un VIP | Responsable nombrado, perfil del guía y reglas de comunicación |
| Mayorista | Consistencia a escala | Reglas de decisión, tiempos de respuesta y cierre de incidencias |
| Operador de grupos culturales | Efecto de un cambio en fechas fijas | Plan de contingencia por tramo y coordinación entre su escolta y el guía |
| Asesor de familias | Habitaciones, ritmo y traslados | Confirmación de habitaciones, tiempos de traslado y plan para quien no participe en una actividad |
| Agencia de incentivos | Revisión de compras y operaciones | Manifiesto, movimientos, roles de proveedores y costos de contingencia |
Cómo se construye el plan operativo
-
Usted nos envía el brief:
fechas, número de pasajeros, perfil, ruta, hoteles esperados, notas especiales y su criterio de comunicación.
-
Revisamos el viaje:
señalamos puntos de riesgo, como conexiones, distancias, habitaciones y fechas de alta demanda.
-
Le enviamos el plan operativo:
roles, reconfirmaciones, matriz de cambios y acuerdo de comunicación.
-
Usted aprueba o ajusta:
una vez acordado, se integra a la cotización del viaje.
Los plazos de respuesta dependen del viaje y de las fechas.
Preguntas frecuentes de las agencias
¿Quién responde por mi cliente si algo falla en India?
Cada plan operativo nombra al responsable del viaje en India y a su contacto de escalamiento. Su agencia sigue siendo la cara ante el cliente; nosotros resolvemos en destino y le informamos.
¿Operan ustedes los servicios o los subcontratan?
Cada propuesta indica qué parte opera White Pigeon Holidays y cuál depende de un proveedor local. Si interviene un tercero, lo señalamos antes de que usted confirme.
¿Tienen asistencia 24 horas durante el viaje?
Nuestro sitio ofrece asistencia de emergencia mientras sus clientes viajan. Los canales, horarios y alcance exactos se confirman en el plan operativo.
¿Mi cliente sabrá que ustedes son el operador?
Eso lo decide su agencia. Antes de compartir datos del viajero acordamos por escrito la marca visible y quién se comunica con él.
¿Pueden contactar a mi cliente directamente?
Solo si usted lo autoriza y en las condiciones que defina. Por defecto, proponemos que la comunicación pase por su agencia.
¿Qué pasa si cancelan o cambian un vuelo?
Revisamos conexiones, traslados y hoteles afectados, y le presentamos opciones. Quién decide y quién informa al viajero se acuerda antes de la salida.
¿Quién autoriza un costo adicional?
Su agencia, salvo que usted nos autorice por escrito un monto o un tipo de gasto. Le presentamos la opción con su costo antes de ejecutarla.
¿Pueden garantizar un guía que hable español?
No lo prometemos sin confirmar su ruta y fechas. Indíquenos el idioma requerido en el brief y verificamos disponibilidad antes de cotizar.
¿Cómo reconfirman hoteles y traslados?
Revisamos los servicios en momentos definidos del plan y dejamos registro de lo revisado. Los plazos exactos se acuerdan con usted.
¿Qué información necesitan para el plan operativo?
Fechas, número de pasajeros, perfil, ruta, hoteles esperados, habitaciones, alimentos, movilidad, celebraciones y su regla de comunicación. No pedimos datos personales de los viajeros hasta que usted lo decida.
¿Entregan algo por escrito antes de que yo confirme?
Sí. El plan operativo incluye roles, reconfirmaciones, matriz de cambios y acuerdo de comunicación para ese viaje.
¿Cómo cierran una incidencia?
Documentamos qué ocurrió, qué se decidió, quién lo aprobó y qué costo tuvo, para que usted pueda responder al cliente.
¿Trabajan con grupos, familias o incentivos?
Sí, con un plan operativo ajustado a cada caso. Revise la tabla de esta página según el perfil de su agencia y envíenos el brief.
¿Dónde pueden verificar quiénes son?
Puede pedir los documentos de la empresa y la identificación del equipo en equipo y documentos de White Pigeon.
